2 3 >

Pages

Subscribe:

Materi Pelajaran SMK

Foto saya
State University of Yogyakarta students Department of Education Administrative Office

Senin, 14 Mei 2012

EVALUASI


Tugas latihan Semester

Soal evaluasI akhir

1. Jelaskan Pengertian Kesekretarian secara analisis !
2. Identifikasi tugas kesekretariatan !
3. Berikan contoh tugas kesekretariatan dalam suatu organisasi !
4. Identifikasi tentang ruang lingkup kesekretariatan !
5. Berikan contoh masalah yang di tangani seorang sekretaris ! 

Minggu, 13 Mei 2012

Profil Administrasi Perkatoran


Profil Administrasi Perkatoran

Logo Administrasi Perkantoran

DESKRIPSI PROGRAM PENDIDIKAN
SMK DDI BATULICIN
BIDANG STUDI KEAHLIAN : BISNIS DAN MANAJEMEN
PROGRAM STUDI KEAHLIAN : ADMINISTRASI
KOMPETENSI KEAHLIAN : ADMINISTRASI PERKANTORAN
KODE KOMPETENSI KEAHLIAN : 118

I.         DEFENISI PROGRAM KEAHLIAN ADM. PERKANTORAN
Program keahlian Administrasi Perkantoran SMK DDI Batulicin merupakan  program pendidikan dan latihan yang memberikan ketrampilan, pengetahuan dan sikap agar kompeten di bidang administrasi perkantoran.

II.      TUJUAN PROGRAM KEAHLIAN  ADMINISTRASI PERKANTORAN
Tujuan program keahlian Administrasi Perkantoran SMK DDI Batulicin adalah membekali peserta didik dengan keterampilan, pengetahuan dan sikap agar kompeten:
1.         Menerapkan dan mengembangkan kemampuan berkomunikasi baik lisan maupun tertulis dengan relasi dengan memperhatikan norma dan lingkungan masyarakat;
2.         Menerapkan dan mengembangkan kemampuan teknologi informasi untuk melaksanakan tugas secara efektif dan efisien;
3.         Menerapkan dan mengembangkan kemampuan untuk merencanakan, melaksanakan, mengorganisasi, dan mengevaluasi tugas yang menjadi tanggungjawabnya;
4.         Menerapkan dan mengembangkan kemampuan dalam mengelola surat/dokumen sesuai standar operasi dan prosedur untuk mendukung tugas pokok lembaga;
5.         Menerapkan dan mengembangkan pelayanan terhadap relasi sehingga diperoleh manfaat masing-masing pihak;
6.         Menerapkan dan mengembangkan kemampuan mengelola administrasi keuangan sehingga segala aspek keuangandapat dilaporkan dan dipertanggungjawabkan.

III.   STANDAR KOMPETENSI
A.   Standar Kompetensi Lulusan SMK
1.         Berperilaku sesuai dengan ajaran agama yang dianut sesuai dengan perkembangan remaja
2.         Mengembangkan diri secara optimal dengan memanfaatkan kelebihan diri serta memperbaiki kekurangannya
3.         Menunjukkan sikap percaya diri dan bertanggung jawab atas perilaku, perbuatan, dan pekerjaannya
4.         Berpartisipasi dalam penegakan aturan-aturan sosial
5.         Menghargai keberagaman agama, bangsa,  suku, ras, dan golongan sosial ekonomi dalam lingkup global
6.         Membangun dan menerapkan informasi dan pengetahuan secara logis, kritis, kreatif, dan inovatif
7.         Menunjukkan  kemampuan berpikir logis, kritis, kreatif, dan inovatif dalam pengambilan keputusan
8.         Menunjukkan kemampuan mengembangkan budaya belajar untuk pemberdayaan diri
9.         Menunjukkan sikap kompetitif dan sportif untuk mendapatkan hasil yang terbaik
10.    Menunjukkan kemampuan  menganalisis dan memecahkan masalah kompleks
11.    Menunjukkan kemampuan menganalisis gejala alam dan sosial
12.    Memanfaatkan lingkungan secara produktif dan  bertanggung jawab
13.    Berpartisipasi dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara secara demokratis dalam wadah Negara Kesatuan Republik Indonesia
14.    Mengekspresikan diri melalui kegiatan seni dan budaya
15.    Mengapresiasi karya seni dan budaya
16.    Menghasilkan karya kreatif, baik individual maupun kelompok
17.    Menjaga kesehatan dan keamanan diri, kebugaran jasmani, serta kebersihan lingkungan
18.    Berkomunikasi lisan dan tulisan secara efektif dan santun
19.    Memahami hak dan kewajiban diri dan orang lain dalam pergaulan di masyarakat
20.    Menghargai adanya perbedaan pendapat dan berempati terhadap orang lain
21.    Menunjukkan keterampilan membaca dan menulis naskah secara sistematis dan estetis
22.    Menunjukkan keterampilan menyimak, membaca, menulis, dan berbicara dalam bahasa Indonesia dan Inggris
23.    Menguasai kompetensi program keahlian dan kewirausahaan baik untuk memenuhi tuntutan dunia kerja maupun untuk mengikuti pendidikan tinggi sesuai dengan kejuruannya

B.   Dasar Kompetensi Kejuruan Administrasi Perkantoran
1.         Pengetahuan Dasar Manajemen 
2.         Pengetahuan Dasar Akuntansi                                                    
3.         Pengantar Administrasi Kantor

C.   Kompetensi Kejuruan Administrasi Perkantoran
1.         Kerjasama dengan kolega-kolega dan pelanggan-pelanggan
2.         Mengikuti prosedur keamanan, keselamatan, dan kesehatan kerja
3.         Berkomunikasi melalui telepon
4.         Memberikan pelayanan kepada pelanggan
5.         Mengaplikasikan dasar komunikasi
6.         Mengikuti aturan kerja sesuai dengan lingkungan kerja
7.         Menjaga dan melindungi budaya kerja
8.         Melakukan prosedur administrasi
9.         Menggunakan peralatan kantor
10.    Menangani penggandaan dan pengumpulan dokumen
11.    Merencanakan dan melakukan pertemuan
12.    Menangani surat masuk dan surat keluar
13.    Membuat dan menjaga sistem kearsipan untuk menjamin integritas
14.    Mencatat dikte untuk menghasilkan naskah
15.    Menciptakan dan menghasilkan dokumen
16.    Menghasilkan dokumen sederhana
17.    Mengatur perjalanan bisnis
18.    Memproses transaksi keuangan

Profil Pengajar









MY PROFIL

Nama     :   Erlinda Okta Kusuma

Study     :    Yogyakarta State University

NIM      :    10402244013

Prodi      :    Pend. Administrasi Perkantoran

Sabtu, 12 Mei 2012

ADMINISTRASI DAN KESEKRETARIATAN

ADMINISTRASI DAN KESEKRETARIATAN








 

Pendahuluan



























 

Arti Sekretariat

 & Administrasi Kesekretariatan


Pada setiap organisasi baik yang berbentuk perusahaan swasta, pemerintah maupun sosial, dalam upaya mencapai tujuan secara berhasil dan berdaya guna, memerlukan adanya pembagian tugas, pelimpahan wewenang, rincian tugas individu yang terlihat dalam organisasi, sehubungan dengan hal tersebut, diperlukan seorang pimpinan yang berfungsi memimpin kelompok orang-orang yang tergabung dalam orgnisasi, agar kegiatan setiap orang dalam bekerja sama dapat lebih terarah sesuai dengan tujuan.

Salah  satu  prasarana   yang     tidak kalah   pentingnya  dengan prasarana lainnya adalah terdapatnya suatu kantor yang  mampu menyediakan   informasi   yang    benar    berdasarkan  fakta dan dibutuhkan  oleh pimpinan        dalam rangka      mengatur     dan mengendalikan usahanya serta membuat keputusan

Setiap keputuasan yang telah diambil atau ditetapkan dalam suatu organisasi  perlu dicatat dan disimpan dengan baik sebagai sebuah pembuktian lebih lanjut.

Ruang lingkup pekerjaan pada organisasi yang sangat luas mengakibatkan tidak mungkinnya pekerjaan tersebut dilaksanakan oleh satu orang pegawai atau sekelompok kecil pegawai. Sehubungan dengan hal tersebut, kemungkinan terdapat sekelompok staff, yang diantaranya adalah Sekretaris dan para pembantunya yang melaksanakan kegiatan bantuan, atau rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok, sehingga timbul satuan organisasi yang dinamakan “Sekretariat”

Dalam setiap rangkaian kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang yang bekerja sama untuk mencapai   tujuan  tertentu, pada umumnya terdiri dari proses  pengerjaan  dan proses penyelengaraan yang meliputi:  Ketatalaksanaan, kepegaiawan, perbekalan, keuangan dan hubungan serta unsur-unsur yang terpadu dalam  organisasi




Bidang kegiatan
organisasi
Kegiatan substantif adalah bidang tugas pokok, yaitu tugas              operasional organisasi
Bidang Administratif adalah bidang penunjang terhadap   pelaksanaan tugas pokok.


Kesekretariatan
Kegiatan dan tata kerjanya. segala kegiatan yang dilakukan oleh sekretariat.     


Kesekretariatan menurut Webster dalam bukunya New Word Dictionary
1.    The Office or  position    of secretary   (kantor atau  kedudukan  seorang sekretaris)
2.    The office   or  place  where  a  secretary  does his work   (Kantor   atau   di  mana    seorang   skeretaris   melakukan pekerjaanya)
3.    A staff or departement headed by a         secretary (pegawai atau satuan  organisasi yang dipimpin oleh  seorang sekretaris)
4.    A staff or group of secretary (Pegawai atau sekelompok sekretaris)


Sekretariat




Tempat sekretaris bertugas, kemudian berkembang menjadi   satuan oragnisasi di mana sekretaris melakukan tugas dalam   bidang perkantoran.
Sekretariat  
Adalah satuan organisasi yang melakukan rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan perkantoran dan bantuan lainnya, yang dilaksanakan sebagai kegiatan penunjang supaya tujuan oraganiasai dicapai dengan lebih lancar.

Administrasi
Kesekretariatan




Fungsi sekretariat
Adalah keseluruhan proses pelaksanaan rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan perkantoran dan tugas-tugas   bantuan lainnya, dalam rangka menunjang kelancaran tujuan
organisasi.


adalah sebagai satuan organisasi yang merupakan tempat
sekretaris dan pembantunya melakukan rangkaian kegiatan demi menunjang pelaksanaan tugs pokok organisasi agar dapat mencapai tujuan dengan lebih lancar.

Tujuan  administrasi  Kesekretariatan







Fungsi Administrasi Kesekretariatan
 Administrasi kesekretariatan mempunyai tujuan antara lain :
  1. Memperlancar lalu lintas dan distribusi informasi ke segala pihak baik intern  maupun ekstern.
  2. Mengamankan rahasia perusahaan/organisasi
  3. Mengelola dan memelihara dokumentasi perusahaan atau organisasi yang   berguna bagi kelancaran pelaksanaan fungsi manajemen (Fungsi manajemen  menurut G.R Terry terdiri dari  Planning, Organizing, actuating, Controlling)


1.    Mengadakan pencatatan   dari    semua kegiatan manajemen
    Hasil pencatatan yang harus   dilakukan menurut suatu system     
    Yang ditentukan,digunakan   sebagai alat pertanggungjawaban 
    dan  sebagai    sumber informasi.  Pencatatan   perlu dilakukan
    dengan tepat guna dan tepat  waktu.
2.    Sebagai alat pelaksana pusat ketatausahaan
3.    Sebagai alat komunikasi prusahaan/organisasi
4.    Sebagai pusat dokumentasi

Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa kegiatan yang diselenggarakan oleh sekretaris organisasi, khususnya adalah  penunjang terhadap pekerjaan pokok, agar tujuan organisasi dapat dicapai dengan efisien

Ruang
lingkup kegiatan sekretariat
 Pada umumnya kegiatan sekretariat meliputi:
  1. Menyelenggarakan pembinaan ketatausahaan, khususnya yang berhubungan dengan pekerjaan surat menyurat, yang meliputi pembuatan surat, penerimaan, pengolahan, pendistribusian dan penyimpanan.
  2. Menyelenggarakan tata hubungan baik secara intern maupun secara ekstern (Humas)
  3. Menyelenggarakan kepanitiaan rapat
  4. Menyelengarakan pengaturan penerimaan tamu/kunjungan
  5. Menyelenggarakan tugas bantuan lain yang bersifat menunjang pelaksanaan tugas pokok dan menyediakan fasilitas, terutama untuk mengkoordinasikan pelaksanaan tugas pokok organisasi,

Posisi sekretaris dalam organisasi

Peran dan tanggung jawab ‘STI” (Strategis – Teknis – Pendukung)
Dengan bertindak sebagai pusat informasi, sekretaris mampu menjalankan :
1.  Peran Strategis, yaitu peran yang diharapkan dapat memberikan pengaruh positif pada status dan peformen organisasi melalui kelancaran arus informasi baik ke dalam maupun ke luar
2.  Peran teknis, peran yang diharapkan dapat meningkatkan kinerja pimpinan. Aktivitas sekretaris yang menyalurkan informasi kepada pimpinan secara jelas dan akurat akan sangat membantu dan memfasilitasi pimpinan untuk menjalankan fungsinya dengan baik. (dengan demikian semakin berat beban kerja pimpinan, maka tugas sekretaris akan semakin intensif)
3.  Peran pendukung, Peran yang diharapkan dapat memberikan pengaruh positif kepada anggota organisasi lainnya, yang dapat dicapai dengan pendistribusian informasi (incoming dan aoutgoing)

Kualifikasi Skretaris Organisasi
1. Pengetahuan
    a. Mempunyai pengetahuan yang luas
    b. Memahami seluk beluk tentang organisasi, misi , fungsi dan
        tugas pokok organisasi
    c. Mempunyai ilmu pengetahuan yang relevan dengan bidang
        tugasnya
    d. Memiliki pengatahuan tentang tata naskah , kearsipan dan
        peralatan perkantoran
    e. Mempunyai pengetahuan yang baik tentang bahasa
        Indonesia dan bahasa asing

2. Keterampilan
a.    Mampu menyusun laporan
b.    Mampu berkorespondensi
c.     Mampu menggunakan bahasa indonesia dan bahasa asing
d.    Manpu menggunakan teknologi perkantoran

3.  Kepribadian
     a. Memiliki kepribadian yang menarik dan baik
     b. Loyalitas dan dedikasi yang tinggi
     c. Ketekunan, ketelitian, kerapian, kejelian, kejujuran, 
         keterbukaan, kesabaran, keramahtamahan serta  tang.jawab
    






SURAT MENYURAT

SURAT MENYURAT








3.1 Penggolongan Surat
3.1.1 Berdasarkan Asal dan Tujuan
1. Surat Intern
Surat Intern, yaitu sruat yang berasal dari dan ke sesama
bagian dalam lingkup Dana Pensiun Perhutani.
2. Surat Ekstern
Surat Ekstern, yaitu surat yang berasal dari dan untuk
instansi lain di luar Dana Pensiun Perhutani.
3.1.2 Berdasarkan .............

1

3.1.2 Berdasarkan Status
1. Surat Dinas
Surat Dinas, yaitu surat yang ditujukan kepada pejabat
atau yang disertai nama dan jabatan ybs.
2. Surat Pribadi
Surat Pribadi, yaitu surat yang ditujukan kepada seorang
pejabat / pegawai tanpa menyebutkan jabatan ybs.
3.1.3 Berdasarkan Sifatnya
1. Surat Penting
Surat Penting, yaitu surat yang memerlukan tindak lanjut
dan mempunyai nilai guna dalam proses administrasi.
2. Surat Biasa
Surat Biasa, yaitu surat yang tidak memerlukan tindak
lanjut, tetapi cukup diketahui saja.
3. Surat Rahasia
Surat Rahasia, yaitu surat yang isinya bersifat rahasia dan
hanya boleh diketahui oleh pimpinan atau pejabat yang
ditunjuk atau alamat yang dituju.
Menurut jenisnya, yang tergolong surat rahasia ini, yaitu
yang menyangkut Surat Rahasia Kepegawaian (usul
kenaikan pangkat, mutasi karyawan, hukuman
administratif dan perkara-perkara yang melanggar
ketentuan kepegawaian) dan Surat Rahasia Non
Kepegawaian (berupa masalah-masalah yang menurut
sifatnya perlu dirahasiakan).
3.2 Teknik Pembuatan dan Penyusunan Surat
3.2.1 Surat Dinas
1. Pembuatan dan Penyusunan Surat Dinas
Surat-surat dinas harus memenuhi ketentuan sebagai
berikut :
a. Surat ................
2
a. Surat dibuat singkat, jelas, sesuai dengan kebijakan
Pengurus Dana Pensiun dan menggunakan bahasa
yang baik dan benar.
b. Kata-kata asing tidak perlu digunakan seandainya
sudah ada padanannya dalam bahasa Indonesia.
c. Gunakan kata-kata yang nyata dan positif.
d. Hindari pengulangan kata / kalimat yang sama.
e. Untuk urusan rutin yang terjadi berulang-ulang
dalam bentuk yang sama, hendaknya dibuatkan
surat dalam bentuk formulir.
f. Untuk keperluan intern dalam Dana Pensiun
Perhutani agar menggunakan Nota Dinas.
g. Alamat surat ditujukan kepada pejabat yang dituju,
bukan kepada instansinya. Bila pejabat pada
instansi tersebut tidak diketahui, gunakan istilah
“PIMPINAN”.
h. Dalam isi surat, sebutan untuk pejabat yang dituju,
yaitu SAUDARA atau BAPAK, bisa ditingkat menjadi
“SDR” atau “BP” asal diikuti dengan nama pejabat
tersebut.
i. Sebutan untuk pengganti diri Dana Pensiun
Perhutani (yang mengirim surat), yaitu ‘KAMI”.
j. Surat tak perlu ditutup dengan kalimat yang
berlebihan.
k. Surat diakhiri cukup dengan menyebutkan jabatan
penandatanganan surat dan namanya.
2. Bagian-bagian Surat Dinas
Pada dasarnya surat terdiri dari 3 (tiga) bagian sebagai
berikut :
a. Kepala ..................
3
a. Kepala Surat
Kepala surat, yaitu merupakan bagian surat yang
dicantumkan dibagian atas kertas surat untuk
menunjukkan ciri pengenal pengirim surat yang
bersangkutan, di samping itu dicantumkan pula
logo instansinya (dalam hal ini Dana Pensiun
Perhutani).
Kepala surat terdiri dari :
1) Tanggal surat, yang menunjukkan tempat
kedudukan instansi pengirim, tanggal, bulan
dan tahun pengiriman surat ybs.
2) Nomor surat, yaitu bagian surat yang tertulis
dengan angka / huruf yang memberikan ciri
klasifikasi surat tersebut.
3) Lampiran surat, yaitu bagian surat yang tertulis
dengan angka / huruf yang menunjukkan
pelengkap surat tersebut.
4) Perihal surat, yaitu bagian surat yang
menunjukkan maksud singkat surat tersebut.
5) Tujuan surat, yaitu bagian surat yang
menunjukkan alamat yang dituju.
b. Isi Surat
Isi surat merupakan bagian surat yang berbentuk
uraian untuk menggambarkan secara jelas dan
lengkap maksud yang terkandung dalam suatu
surat, yang meliputi pembukaan, isi dan penutup.
c. Penutup Surat
Penutup surat merupakan bagian surat yang
menunjukkan pejabat yang mengirim surat atau
bertanggung jawab atas isi surat, termasuk
penandatanganan surat, nama jelas, dan cap
instansi.
Sedangkan ..............
4
Sedangkan bila ada tembusan surat, bagian ini
dicantumkan di sebalah kiri bawah, yang
menunjukkan bahwa pihak tersebut perlu
mengetahui isi surat tersebut.
3. Bentuk Surat Dinas
Bentuk surat dinas dalam lingkungan Dana Pensiun
Perhutani, yaitu berupa Bentuk Lurus Rata (Strick Block
Style) dengan ukuran kertas A4 21 x 29 cm.
4. Penyusunan Konsep dan Pengetikan
a. Penyusunan Konsep
Ide konsep surat datangnya bisa dari pejabat
pimpinan sendiri yang akan menandatangani surat,
pejabat lain atau staf bawahannya yang ditunjuk
atas perintah atau idenya sendiri yang kemudian
diajukan kepada pimpinannya untuk memperoleh
persetujuan.
b. Pembuatan Konsep
Pembuatan konsep surat dapat dilaksanakan
sebagai berikut :
1) Konsep yang dibuat oleh pejabat / pimpinan
sendiri dapat langsung diproses di unit pengolah
untuk diketik.
2) Konsep yang dibuat oleh petugas bawahan agar
diajukan lebih dahulu kepada pejabat /
pimpinan untuk mendapat persetujuan.
3) Pembuatan konsep surat dinas diibuat pada
kertas bekas disebaliknya.
c. Pengetikan Surat
1) Surat dinas diketik pada blanko surat ukuran A4
sedang tembusan dan arsip difotokopi dengan
jumlah sesuai kebutuhan.
2) Bilamana ..............
5
2) Bilamana dalam satu halaman kertas lembar
pertama tidak mencukupi dilanjutkan pada
kertas sejenis berukuran sama tanpa kop surat
sebagai lembar kedua dan seterusnya.
3) Pengetikan surat dinas menggunakan jenis
huruf TAHOMA dengan ukuran 11.
4) Pengetikan tempat dan tanggal surat di sebelah
kanan atas lurus dengan nomor surat di sebelah
kiri.
5) Pengetikan nomor, lampiran, perihal, kepada, di
awal surat dan tembusan merupakan satu
kolom dari atas bawah yang jaraknya dari tepi
kertas = 4 cm.
6) Pengetikan nama tempat, nama jabatan, nama
penandatanganan surat merupakan satu garis
lurus dari atas ke bawah.
7) Kepala surat ditentukan 6 cm dari tepi atas.
Pengetikan tembusan di sebelah kiri, satu baris
di bawah nama pejabat penandatanganan
surat.
8) Jarak antara nomor dengan lampiran dan
perihal diketik 1 – 2 spasi. Jarak antara perihal
dengan kepada diketik 3 - 4 spasi dihitung dari
kalimat terakhir. Jarak antara kepada dengan
alinea pertama isi surat diketik 3 - 4 spasi. Jarak
baris terakhir isi surat dengan jabatan yang
menandatangani isi surat diketik 2 - 3 spasi.
9) Khusus untuk surat-surat yang isinya singkat
dan hanya terdiri dari beberapa kalimat saja,
pengetikannya agar diatur supaya serasi.
3.2.2 Surat ..............
6
3.2.2 Surat Keputusan
1. Kepentingan
Surat Keputusan dikeluarkan oleh pimpinan untuk
memutuskan / menetapkan sesuatu dalam rangka dinas.
2. Ketentuan Umum
a. Surat Keputusan berisikan menimbang, mengingat,
memperhatikan dan memutuskan.
b. Konsiderans “Menimbang” berisi pertimbangan yang
menjadi alasan diterbitkannya surat keputusan.
c. Konsiderans “Mengingat” berisi peraturan perundangan.
d. Pencantuman perundangan pada “Mengingat” harus
memenuhi ketentuan sebagai berikut :
1) Memperhatikan hirarki perundang-undanganan.
2) Mencantumkan peraturan yang relevan dengan
materi Surat Keputusan.
3) Mencantumkan peraturan perundangan yang masih
berlaku.
e. Memperhatikan berupa pencantuman hal-hal yang
mendukung surat keputusan tersebut.
f. Memutuskan berisi materi yang ditetapkan dalam surat
keputusan tersebut.
3. Macam Surat Keputusan
Surat Keputusan terdiri dari Surat Keputusan Kepegawaian
dan Surat Keputusan bukan Kepegawaian.
3.2.3 Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD)
SPPD dikeluarkan oleh Pimpinan untuk menugaskan orang
atau lebih dalam rangka dinas.