2 3 >

Pages

Subscribe:

Materi Pelajaran SMK

Foto Saya
State University of Yogyakarta students Department of Education Administrative Office

Sabtu, 12 Mei 2012

ADMINISTRASI DAN KESEKRETARIATAN

ADMINISTRASI DAN KESEKRETARIATAN








 

Pendahuluan



























 

Arti Sekretariat

 & Administrasi Kesekretariatan


Pada setiap organisasi baik yang berbentuk perusahaan swasta, pemerintah maupun sosial, dalam upaya mencapai tujuan secara berhasil dan berdaya guna, memerlukan adanya pembagian tugas, pelimpahan wewenang, rincian tugas individu yang terlihat dalam organisasi, sehubungan dengan hal tersebut, diperlukan seorang pimpinan yang berfungsi memimpin kelompok orang-orang yang tergabung dalam orgnisasi, agar kegiatan setiap orang dalam bekerja sama dapat lebih terarah sesuai dengan tujuan.

Salah  satu  prasarana   yang     tidak kalah   pentingnya  dengan prasarana lainnya adalah terdapatnya suatu kantor yang  mampu menyediakan   informasi   yang    benar    berdasarkan  fakta dan dibutuhkan  oleh pimpinan        dalam rangka      mengatur     dan mengendalikan usahanya serta membuat keputusan

Setiap keputuasan yang telah diambil atau ditetapkan dalam suatu organisasi  perlu dicatat dan disimpan dengan baik sebagai sebuah pembuktian lebih lanjut.

Ruang lingkup pekerjaan pada organisasi yang sangat luas mengakibatkan tidak mungkinnya pekerjaan tersebut dilaksanakan oleh satu orang pegawai atau sekelompok kecil pegawai. Sehubungan dengan hal tersebut, kemungkinan terdapat sekelompok staff, yang diantaranya adalah Sekretaris dan para pembantunya yang melaksanakan kegiatan bantuan, atau rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok, sehingga timbul satuan organisasi yang dinamakan “Sekretariat”

Dalam setiap rangkaian kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang yang bekerja sama untuk mencapai   tujuan  tertentu, pada umumnya terdiri dari proses  pengerjaan  dan proses penyelengaraan yang meliputi:  Ketatalaksanaan, kepegaiawan, perbekalan, keuangan dan hubungan serta unsur-unsur yang terpadu dalam  organisasi




Bidang kegiatan
organisasi
Kegiatan substantif adalah bidang tugas pokok, yaitu tugas              operasional organisasi
Bidang Administratif adalah bidang penunjang terhadap   pelaksanaan tugas pokok.


Kesekretariatan
Kegiatan dan tata kerjanya. segala kegiatan yang dilakukan oleh sekretariat.     


Kesekretariatan menurut Webster dalam bukunya New Word Dictionary
1.    The Office or  position    of secretary   (kantor atau  kedudukan  seorang sekretaris)
2.    The office   or  place  where  a  secretary  does his work   (Kantor   atau   di  mana    seorang   skeretaris   melakukan pekerjaanya)
3.    A staff or departement headed by a         secretary (pegawai atau satuan  organisasi yang dipimpin oleh  seorang sekretaris)
4.    A staff or group of secretary (Pegawai atau sekelompok sekretaris)


Sekretariat




Tempat sekretaris bertugas, kemudian berkembang menjadi   satuan oragnisasi di mana sekretaris melakukan tugas dalam   bidang perkantoran.
Sekretariat  
Adalah satuan organisasi yang melakukan rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan perkantoran dan bantuan lainnya, yang dilaksanakan sebagai kegiatan penunjang supaya tujuan oraganiasai dicapai dengan lebih lancar.

Administrasi
Kesekretariatan




Fungsi sekretariat
Adalah keseluruhan proses pelaksanaan rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan perkantoran dan tugas-tugas   bantuan lainnya, dalam rangka menunjang kelancaran tujuan
organisasi.


adalah sebagai satuan organisasi yang merupakan tempat
sekretaris dan pembantunya melakukan rangkaian kegiatan demi menunjang pelaksanaan tugs pokok organisasi agar dapat mencapai tujuan dengan lebih lancar.

Tujuan  administrasi  Kesekretariatan







Fungsi Administrasi Kesekretariatan
 Administrasi kesekretariatan mempunyai tujuan antara lain :
  1. Memperlancar lalu lintas dan distribusi informasi ke segala pihak baik intern  maupun ekstern.
  2. Mengamankan rahasia perusahaan/organisasi
  3. Mengelola dan memelihara dokumentasi perusahaan atau organisasi yang   berguna bagi kelancaran pelaksanaan fungsi manajemen (Fungsi manajemen  menurut G.R Terry terdiri dari  Planning, Organizing, actuating, Controlling)


1.    Mengadakan pencatatan   dari    semua kegiatan manajemen
    Hasil pencatatan yang harus   dilakukan menurut suatu system     
    Yang ditentukan,digunakan   sebagai alat pertanggungjawaban 
    dan  sebagai    sumber informasi.  Pencatatan   perlu dilakukan
    dengan tepat guna dan tepat  waktu.
2.    Sebagai alat pelaksana pusat ketatausahaan
3.    Sebagai alat komunikasi prusahaan/organisasi
4.    Sebagai pusat dokumentasi

Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa kegiatan yang diselenggarakan oleh sekretaris organisasi, khususnya adalah  penunjang terhadap pekerjaan pokok, agar tujuan organisasi dapat dicapai dengan efisien

Ruang
lingkup kegiatan sekretariat
 Pada umumnya kegiatan sekretariat meliputi:
  1. Menyelenggarakan pembinaan ketatausahaan, khususnya yang berhubungan dengan pekerjaan surat menyurat, yang meliputi pembuatan surat, penerimaan, pengolahan, pendistribusian dan penyimpanan.
  2. Menyelenggarakan tata hubungan baik secara intern maupun secara ekstern (Humas)
  3. Menyelenggarakan kepanitiaan rapat
  4. Menyelengarakan pengaturan penerimaan tamu/kunjungan
  5. Menyelenggarakan tugas bantuan lain yang bersifat menunjang pelaksanaan tugas pokok dan menyediakan fasilitas, terutama untuk mengkoordinasikan pelaksanaan tugas pokok organisasi,

Posisi sekretaris dalam organisasi

Peran dan tanggung jawab ‘STI” (Strategis – Teknis – Pendukung)
Dengan bertindak sebagai pusat informasi, sekretaris mampu menjalankan :
1.  Peran Strategis, yaitu peran yang diharapkan dapat memberikan pengaruh positif pada status dan peformen organisasi melalui kelancaran arus informasi baik ke dalam maupun ke luar
2.  Peran teknis, peran yang diharapkan dapat meningkatkan kinerja pimpinan. Aktivitas sekretaris yang menyalurkan informasi kepada pimpinan secara jelas dan akurat akan sangat membantu dan memfasilitasi pimpinan untuk menjalankan fungsinya dengan baik. (dengan demikian semakin berat beban kerja pimpinan, maka tugas sekretaris akan semakin intensif)
3.  Peran pendukung, Peran yang diharapkan dapat memberikan pengaruh positif kepada anggota organisasi lainnya, yang dapat dicapai dengan pendistribusian informasi (incoming dan aoutgoing)

Kualifikasi Skretaris Organisasi
1. Pengetahuan
    a. Mempunyai pengetahuan yang luas
    b. Memahami seluk beluk tentang organisasi, misi , fungsi dan
        tugas pokok organisasi
    c. Mempunyai ilmu pengetahuan yang relevan dengan bidang
        tugasnya
    d. Memiliki pengatahuan tentang tata naskah , kearsipan dan
        peralatan perkantoran
    e. Mempunyai pengetahuan yang baik tentang bahasa
        Indonesia dan bahasa asing

2. Keterampilan
a.    Mampu menyusun laporan
b.    Mampu berkorespondensi
c.     Mampu menggunakan bahasa indonesia dan bahasa asing
d.    Manpu menggunakan teknologi perkantoran

3.  Kepribadian
     a. Memiliki kepribadian yang menarik dan baik
     b. Loyalitas dan dedikasi yang tinggi
     c. Ketekunan, ketelitian, kerapian, kejelian, kejujuran, 
         keterbukaan, kesabaran, keramahtamahan serta  tang.jawab