Pendahuluan
Arti
Sekretariat
& Administrasi Kesekretariatan
|
Pada setiap organisasi
baik yang berbentuk perusahaan swasta, pemerintah maupun sosial, dalam upaya
mencapai tujuan secara berhasil dan berdaya guna, memerlukan adanya pembagian
tugas, pelimpahan wewenang, rincian tugas individu yang terlihat dalam
organisasi, sehubungan dengan hal tersebut, diperlukan seorang pimpinan yang
berfungsi memimpin kelompok orang-orang yang tergabung dalam orgnisasi, agar
kegiatan setiap orang dalam bekerja sama dapat lebih terarah sesuai dengan
tujuan.
Salah satu
prasarana yang tidak kalah pentingnya
dengan prasarana lainnya adalah terdapatnya suatu kantor yang mampu menyediakan informasi yang
benar berdasarkan fakta dan dibutuhkan oleh pimpinan dalam rangka mengatur dan mengendalikan usahanya serta membuat
keputusan
Setiap
keputuasan yang telah diambil atau ditetapkan dalam suatu organisasi perlu dicatat dan disimpan dengan baik
sebagai sebuah pembuktian lebih lanjut.
Ruang
lingkup pekerjaan pada organisasi yang sangat luas mengakibatkan tidak
mungkinnya pekerjaan tersebut dilaksanakan oleh satu orang pegawai atau
sekelompok kecil pegawai. Sehubungan dengan hal tersebut, kemungkinan
terdapat sekelompok staff, yang diantaranya adalah Sekretaris dan para
pembantunya yang melaksanakan kegiatan bantuan, atau rangkaian kegiatan
penataan terhadap pekerjaan pokok, sehingga timbul satuan organisasi yang
dinamakan “Sekretariat”
Dalam setiap rangkaian kegiatan yang dilakukan
oleh sekelompok orang yang bekerja sama untuk mencapai tujuan
tertentu, pada umumnya terdiri dari proses pengerjaan dan proses penyelengaraan yang
meliputi: Ketatalaksanaan,
kepegaiawan, perbekalan, keuangan dan hubungan serta unsur-unsur yang terpadu
dalam organisasi
|
Bidang kegiatan
organisasi
|
Kegiatan
substantif
adalah bidang tugas pokok, yaitu tugas operasional organisasi
Bidang
Administratif
adalah bidang penunjang terhadap
pelaksanaan tugas pokok.
|
Kesekretariatan |
Kegiatan
dan tata kerjanya. segala kegiatan yang dilakukan oleh sekretariat.
|
Kesekretariatan menurut Webster
dalam bukunya New Word Dictionary
|
1. The
Office or position of secretary (kantor atau kedudukan
seorang sekretaris)
2. The
office or place
where a secretary
does his work (Kantor atau
di mana seorang
skeretaris melakukan
pekerjaanya)
3. A
staff or departement headed by a
secretary (pegawai atau satuan
organisasi yang dipimpin oleh
seorang sekretaris)
4. A
staff or group of secretary (Pegawai atau sekelompok sekretaris)
|
Sekretariat |
Tempat
sekretaris bertugas, kemudian berkembang menjadi satuan oragnisasi di mana sekretaris
melakukan tugas dalam bidang
perkantoran.
|
Sekretariat
|
Adalah satuan organisasi yang
melakukan rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan perkantoran dan
bantuan lainnya, yang dilaksanakan sebagai kegiatan penunjang supaya tujuan
oraganiasai dicapai dengan lebih lancar.
|
Administrasi
Kesekretariatan
Fungsi sekretariat
|
Adalah keseluruhan proses pelaksanaan
rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan perkantoran dan
tugas-tugas bantuan lainnya, dalam
rangka menunjang kelancaran tujuan
organisasi.
adalah
sebagai satuan organisasi yang merupakan tempat
sekretaris
dan pembantunya melakukan rangkaian kegiatan demi menunjang pelaksanaan tugs
pokok organisasi agar dapat mencapai tujuan dengan lebih lancar.
|
Tujuan administrasi Kesekretariatan
Fungsi Administrasi Kesekretariatan
|
Administrasi kesekretariatan mempunyai
tujuan antara lain :
1. Mengadakan pencatatan dari
semua kegiatan manajemen
Hasil pencatatan yang harus dilakukan menurut suatu system
Yang ditentukan,digunakan sebagai alat pertanggungjawaban
dan
sebagai sumber
informasi. Pencatatan perlu dilakukan
dengan tepat guna dan tepat waktu.
2. Sebagai alat pelaksana pusat
ketatausahaan
3. Sebagai alat komunikasi
prusahaan/organisasi
4. Sebagai pusat dokumentasi
Dengan demikian dapat disimpulkan
bahwa kegiatan yang diselenggarakan oleh sekretaris organisasi, khususnya
adalah penunjang terhadap pekerjaan
pokok, agar tujuan organisasi dapat dicapai dengan efisien
|
Ruang
lingkup
kegiatan sekretariat
|
Pada umumnya kegiatan sekretariat meliputi:
|
Posisi sekretaris dalam organisasi
|
Peran
dan tanggung jawab ‘STI” (Strategis – Teknis – Pendukung)
Dengan
bertindak sebagai pusat informasi, sekretaris mampu menjalankan :
1. Peran Strategis, yaitu peran yang diharapkan dapat
memberikan pengaruh positif pada status dan peformen organisasi melalui
kelancaran arus informasi baik ke dalam maupun ke luar
2. Peran teknis, peran yang diharapkan dapat
meningkatkan kinerja pimpinan. Aktivitas sekretaris yang menyalurkan
informasi kepada pimpinan secara jelas dan akurat akan sangat membantu dan
memfasilitasi pimpinan untuk menjalankan fungsinya dengan baik. (dengan
demikian semakin berat beban kerja pimpinan, maka tugas sekretaris akan
semakin intensif)
3. Peran pendukung, Peran yang diharapkan dapat
memberikan pengaruh positif kepada anggota organisasi lainnya, yang dapat
dicapai dengan pendistribusian informasi (incoming dan aoutgoing)
|
Kualifikasi
Skretaris Organisasi
|
1.
Pengetahuan
a. Mempunyai pengetahuan yang luas
b. Memahami seluk beluk tentang
organisasi, misi , fungsi dan
tugas pokok organisasi
c. Mempunyai ilmu pengetahuan yang
relevan dengan bidang
tugasnya
d. Memiliki pengatahuan tentang tata
naskah , kearsipan dan
peralatan perkantoran
e. Mempunyai pengetahuan yang baik
tentang bahasa
2.
Keterampilan
a.
Mampu
menyusun laporan
b.
Mampu
berkorespondensi
c.
Mampu
menggunakan bahasa indonesia dan bahasa asing
d.
Manpu
menggunakan teknologi perkantoran
3. Kepribadian
a. Memiliki kepribadian yang menarik dan
baik
b. Loyalitas dan dedikasi yang tinggi
c. Ketekunan, ketelitian, kerapian,
kejelian, kejujuran,
keterbukaan, kesabaran,
keramahtamahan serta tang.jawab
|
